Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych Użytkowników Serwisu e-sprawozdanie.com jest IRUKA DIGITAL spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (ul. Anieli Krzywoń 2/155, 01-391 Warszawa), NIP 5223230254, REGON 522516722, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod nr 0000980870 przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, Wydział Gospodarczy KRS, kapitał zakładowy 5 000,00 zł. Kontakt w sprawach danych osobowych: support@irukadigital.com.

Dane zawarte w plikach przesyłanych do wygenerowania sprawozdania (Dane źródłowe) przetwarzamy jako podmiot przetwarzający na zlecenie Użytkownika — zasady opisuje Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

2. Jakie dane, w jakim celu i na jakiej podstawie

• Konto (adres e-mail, skrót hasła, przynależność do Konta, rola) — świadczenie usług zgodnie z Regulaminem; art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Wiadomości e-mail wysyłane przez Serwis (link logowania, zaproszenie, potwierdzenie zakupu) — wykonanie umowy; art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Adres osoby zapraszanej przetwarzamy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu zapraszającego Konta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Płatności i faktury — wykonanie umowy oraz obowiązki podatkowe i rachunkowe; art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO.
• Dane do faktury podane przy zakupie: nazwa firmy i NIP albo imię i nazwisko osoby prywatnej oraz adres — wystawienie i przechowywanie faktury; art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 106b, 106e i 112 ustawy o VAT. Każdą płatność dokumentujemy fakturą, dlatego podanie tych danych jest warunkiem zakupu.
• Bezpieczeństwo i dziennik zdarzeń (logowania, zmiany na Koncie) — prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu bezpieczeństwa Serwisu i dochodzeniu roszczeń; art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Statystyki odwiedzin (Google Analytics) — wyłącznie za zgodą wyrażoną w banerze cookies; art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę można w każdej chwili wycofać.

3. Odbiorcy danych

Dane przekazujemy wyłącznie podmiotom, które pomagają nam świadczyć usługę, na podstawie umów powierzenia lub jako odrębnym administratorom:

• Cloudflare, Inc. — hosting, baza danych, przechowywanie plików i wysyłka e-maili; dane przechowywane są w regionie europejskim.
• Stripe Payments Europe, Ltd. (Dublin, Irlandia; spółka z grupy Stripe, Inc., USA) — operator płatności. Dane niezbędne do realizacji płatności (w tym dane karty i kod BLIK wpisywane na stronie Stripe) przetwarza samodzielnie jako administrator; my otrzymujemy potwierdzenie płatności. Zasady opisuje polityka prywatności Stripe (https://stripe.com/en-pl/privacy).
• Szef Krajowej Administracji Skarbowej — Krajowy System e-Faktur (KSeF). Faktury wystawione na firmę (z NIP) przesyłamy do KSeF, jak wymaga ustawa o VAT; KSeF jest odbiorcą danych z mocy prawa, nie naszym podmiotem przetwarzającym.
• Supabase, Inc. — baza danych naszego systemu fakturowego (region Paryż, UE); Resend, Inc. (USA) — awaryjna wysyłka e-maila z potwierdzeniem płatności i linkiem do faktury, używana wyłącznie wtedy, gdy wysyłka przez Cloudflare nie powiedzie się.
• Anthropic, PBC — model językowy wykorzystywany do niezależnej kontroli poprawności odczytu liczb z przesłanych plików.
• Google Ireland Ltd. — Google Analytics, tylko po wyrażeniu zgody.

4. Przekazywanie danych poza EOG

Część dostawców (Cloudflare, Anthropic, Google, Supabase, Resend) ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych, a dane płatnicze przekazywane są do Stripe, Inc. (USA). Przekazanie danych do USA następuje na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony dla podmiotów certyfikowanych w ramach EU–US Data Privacy Framework albo standardowych klauzul umownych (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię zabezpieczeń można uzyskać na żądanie.

5. Okres przechowywania

• dane Konta — do czasu usunięcia Konta, a po nim przez okres przedawnienia roszczeń,
• dane płatności i faktur — 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku; faktury przesłane do KSeF przechowuje tam również Ministerstwo Finansów — 10 lat od końca roku ich wystawienia,
• linki logowania i zaproszenia — do wykorzystania lub wygaśnięcia (15 minut / 7 dni), a zapis o nich przez 90 dni,
• dane analityczne — 14 miesięcy.

6. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania). Wnioski wyślij na support@irukadigital.com. Przysługuje Ci także skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Podanie danych Konta jest dobrowolne, ale niezbędne do korzystania z Serwisu. Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne.

7. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis używa pamięci przeglądarki (localStorage) do utrzymania sesji po zalogowaniu i zapamiętania wyboru języka oraz decyzji dotyczącej cookies. Są to mechanizmy niezbędne do działania Serwisu i nie wymagają zgody.

Za Twoją zgodą Serwis używa plików cookies Google Analytics (_ga, _ga_*), aby mierzyć ruch i skuteczność stron. Bez zgody skrypt Google Analytics nie jest w ogóle ładowany — żadne dane nie trafiają do Google. Nie używamy cookies reklamowych.

Strona płatności Stripe może ustawiać własne pliki cookies i podobne technologie niezbędne do przeprowadzenia i zabezpieczenia płatności; zasady opisuje polityka prywatności Stripe.

Decyzję możesz zmienić w każdej chwili, klikając „Ustawienia cookies” w stopce strony.

8. Bezpieczeństwo

Dane przesyłane są wyłącznie szyfrowanym połączeniem (TLS) i przechowywane w postaci zaszyfrowanej. Hasła przechowujemy wyłącznie jako skróty (PBKDF2). Linki logowania i zaproszeń są jednorazowe, a w bazie przechowujemy jedynie ich skrót.